Microsoft Excel एक powerful tool है जो data को व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है। लेकिन केवल data डालना ही काफ़ी नहीं होता — उसे इस तरह से प्रस्तुत करना ज़रूरी है जिससे वो साफ़, समझने योग्य और प्रोफेशनल लगे। यही काम करता है MS-Excel Format Tricks & Conditional Formatting ।
अगर आप Excel में नए हैं और जानना चाहते हैं कि “17 Powerful MS-Excel Format Tricks & Conditional Formatting Guide”, तो आप सही जगह पर हैं। इस लेख में हम MS-Excel Formatting के हर महत्वपूर्ण पहलू को विस्तार से जानेंगे — वो भी आसान भाषा में।
Excel में Formatting क्या है और क्यों ज़रूरी है?
MS-Excel Formatting एक तरीका है जिससे आप अपने data को आकर्षक, व्यवस्थित और पढ़ने में आसान बना सकते हैं। इसका उद्देश्य है:
जानकारी को हाइलाइट करना
महत्वपूर्ण आंकड़ों को अलग दिखाना
डेटा को दर्शकों के लिए बेहतर बनाना
MS-Excel Formatting के प्रकार:
| प्रकार | विवरण |
|---|---|
| Text Formatting | Font, Size, Color, आदि |
| Number Formatting | Currency, Percentage, Date |
| Conditional Formatting | नियमों पर आधारित Colors |
| Cell Formatting | Border, Fill Color, Alignment |
MS-Excel को Open करना और Sheet तैयार करना
MS-Excel software open करें – Windows में Start Menu से Microsoft Excel पर Click करें ।
New Workbook चुनें – Blank Workbook पर click करें।
Data type करें – कुछ उदाहरणात्मक data entry करें जैसे Name, Marks, Percentage आदि।
Example :
| Name | Marks | Per. |
|---|---|---|
| Saurabh | 95 | 95% |
| Nikhil | 90 | 90% |
| Ayush | 92 | 92 % |
अब चलिए इस डेटा को खूबसूरत बनाने के लिए Ms-Excel Formatting Tricks देखें।
Basic MS-Excel Formatting Options: Bold, Italic, Underline
MS-Excel में सबसे Basic Formatting:
Bold: Ctrl + B
Italic: Ctrl + I
Underline: Ctrl + U
कैसे करें:
जिस Cell को format करना है उसे select करें
Home Tab पर जाएं
Bold/Italic/Underline आइकन पर click करें
विस्तृत जानकारी के लिए इस video को जरूर देखें और सीखें एकदम आसान स्टेप्स में:
Cell Alignment Formatting (Left, Right, Center)
Alignment Formatting से आप यह तय करते हैं कि text या number cell में कैसे दिखाई देगा — left, right या center में।
कैसे करें:
Cell को select करें
Home टैब → Alignment ग्रुप में जाएं
Left Align, Center Align या Right Align पर क्लिक करें
Vertical Alignment:
Top, Middle, Bottom alignment का भी उपयोग कर सकते हैं।
यह विशेष रूप से उपयोगी होता है जब आप लंबा text या multiline data दिखा रहे होते हैं।
Number Formatting: Currency, Percentage, Decimal
MS-Excel में numbers को समझने योग्य बनाने के लिए Number Formatting बेहद ज़रूरी है।
प्रमुख Number Formats:
Currency (₹, $, €): पैसों के आंकड़े के लिए
Percentage (%): प्रतिशत दर्शाने के लिए
Decimal Places: दशमलव में डेटा दिखाने के लिए
Step-by-Step:
Cell Select करें जिसमें Number है
Home → Number ग्रुप में जाएं
Format Dropdown से Currency, Percentage, या Number चुनें
Shortcut:
Ctrl + Shift + $ (Currency)
Ctrl + Shift + % (Percentage)
Text Formatting: Font Size, Color & Style
Font Formatting आपको अपने data को visually आकर्षक बनाने में मदद करता है।
मुख्य विकल्प:
Font Type: जैसे Arial, Calibri
Font Size: छोटे या बड़े अक्षरों में टेक्स्ट
Font Color: महत्वपूर्ण डेटा को highlight करने के लिए
Cell Fill Color: Background Color के लिए
कैसे करें:
Home Tab में Font ग्रुप खोलें
Font drop-down से पसंदीदा स्टाइल चुनें
A (Font Color) और Paint Bucket (Fill Color) आइकन से रंग जोड़ें
Cell Border और Fill Color जोड़ना
Border और Fill Excel में ग्रिड और डेटा को बेहतर रूप से दिखाने का तरीका है।
Border जोड़ना:
Cell Select करें
Home → Font → Borders icon
Outline, Inside, या All Borders चुनें
Fill Color:
Home टैब पर Fill Color icon पर क्लिक करें
पसंद का color select करें
Conditional Formatting कैसे करें?
Conditional Formatting से आप MS-Excel को यह निर्देश देते हैं कि जब कोई विशेष शर्त पूरी हो, तो cell का color बदल जाए।
उदाहरण:
अगर मार्क्स 90 से ज़्यादा हैं तो cell का color green हो जाए
अगर 50 से कम हैं तो red
कैसे करें:
Data Select करें
Home → Conditional Formatting → Highlight Cell Rules
Greater Than, Less Than, Text Contains आदि में से चुनें
Custom Formatting Options का उपयोग
MS-Excel में Custom Format से आप बिल्कुल अनोखे तरीकों से डेटा प्रस्तुत कर सकते हैं।
उदाहरण:
[Red]₹#,##0;[Blue]₹-#,##0
स्टेप:
Cell Right-click करें → Format Cells
Number टैब → Custom
Code Type करें
Format Painter Tool का उपयोग
यह tool एक cell की Formatting को दूसरे cell में copy करने के लिए इस्तेमाल होता है।
कैसे करें:
पहले वह cell select करें जिसमें data Formatting करनी हैं
Home टैब → Format Painter पर क्लिक करें
अब जिस सेल में Formatting लगानी है उसे क्लिक करें
Cells को Merge और Wrap Text करना
Merge Cells:
कई cells को एक में बदलने के लिए
Example: Heading के लिए Title Cell बनाना
Wrap Text:
एक ही सेल में लंबा टेक्स्ट हो तो उसे ब्रेक करके दिखाना
कैसे करें:
Cell select करें
Home टैब → Alignment ग्रुप → Merge & Center या Wrap Text चुनें
MS-Excel में Formatting Shortcuts
| शॉर्टकट | कार्य |
|---|---|
| Ctrl + B | Bold |
| Ctrl + I | Italic |
| Ctrl + U | Underline |
| Alt + H + H | Fill Color |
| Alt + H + B | Border Add |
| Ctrl + Shift + $ | Currency Format |
Practical Tips और Best Practices
हमेशा Heading Cells को Bold और Center करें
Negative Numbers को Red में दिखाएं
Header Row को Freeze करें ताकि स्क्रॉल करते समय दिखती रहे
ज्यादा color और formatting से बचें, Simple रखें
MS-Excel Formatting से जुड़ी FAQs
Q1. MS-Excel में Auto Formatting कैसे करें?
A1. Home टैब में Table Insert करने पर Auto Format मिल जाता है।
Q2. Conditional Formatting MS-Excel के कौनसे वर्जन में है?
A2. यह Excel 2007 से लेकर हर वर्जन में उपलब्ध है।
Q3. क्या हम Custom Formatting को सेव कर सकते हैं?
A3. हां, Custom Format को Template में सेव कर सकते हैं।
Q4. MS-Excel Formatting मोबाइल में भी काम करता है?
A4. हां, पर सीमित विकल्प होते हैं।
Q5. MS-Excel Formatting Undo कैसे करें?
A5. Ctrl + Z दबाकर Undo कर सकते हैं।
Q6. MS-Excel Formatting Print में दिखाई देती है?
A6. हां, Formatting आपकी Print Copy में भी Reflect होती है।
निष्कर्ष: MS-Excel Formatting Tips सीखने का लाभ
अब जब आपने Excel में Formatting Tips सीख ली हैं, आप न सिर्फ अपने डेटा को बेहतर तरीके से दिखा पाएंगे, बल्कि ऑफिस और प्रोफेशनल वर्क में भी निपुण बनेंगे।
Formatting एक छोटी सी कला है लेकिन Excel उपयोगकर्ताओं के लिए यह बहुत बड़ा फर्क लाती है। अब समय है इसे Practice करने का।
📌 External Resource:
Learn more on Microsoft’s official Excel formatting guide.
